Mikor és hogyan váltsunk könyvelőt? A könyvelőváltás lépései 5 pontban

Mi a könyvelőváltás optimális időpontja?

Az ügyfél szempontjából a legszerencsésebb, ha novemberre megtörténik az új könyvelő kiválasztása!

A könyvelőváltás lépései röviden

Ha megszületett a döntés arról, hogy könyvelőt váltana cégével, akkor az alábbi lépések során kell végig mennie:

Ki kell választani az új könyvelőt

Hogy milyen szempontok szerint érdemes választani, arról korábbi cikkünkből tájékozódhat bővebben: https://daskonyveles.hu/miert-fontos-a-konyvelovalasztas/ .

Mindenképpen vizsgálni szükséges a kínált szolgáltatás megbízhatóságát és ár-érték arányát. A jelenlegi nehéz gazdasági helyzetben különösen igaz, hogy ami most olcsónak tűnik, az hosszútávon nagyon drágának bizonyulhat. A legolcsóbb könyvelő garantáltan nem fog minőségi szolgáltatást nyújtani. Hiszen egy számviteli-adózási szakember esetén fontos a naprakészség, amihez folyamatos továbbképzésre van szükség. A technikai háttér, az adatszolgáltatás megbízhatósága pedig még sosem volt ilyen fontos, mint az online számla 3.0 bevezetése idején. Ne feledjék 2021. január 1-től újabb feltételeknek kell megfelelni, amelyek hibás teljesítéséhez többszázezres büntetési tételek kapcsolódnak!

Egy megfizethető és felkészült csapat, amelyik felelősséget vállal munkájáért, ebben a helyzetben kincset ér!

Fel kell bontani a régi szerződést

Remélhetőleg jelenlegi szolgáltatójával is kötött írásos szerződést, amelyet fel kell mondani a benne foglalt feltételeknek eleget téve (felmondási idő, utolsó számlák rendezése).

Ha netán nincs írásos szerződése, akkor bármikor fel tudja mondani a szolgáltatást, és ebben az esetben javasoljuk, hogy tegye is meg minél hamarabb, hiszen, ha nincs szerződés, akkor Önnek nincsenek jogai sem!  (Nincsenek szabályok, nincs felelősségbiztosítás)

Szerződéskötés az új könyvelővel

A kiválasztott irodával át kell beszélni, hogy az együttműködés során ki, mit vár el a másiktól (jogok és kötelezettségek), amelyeket írásba kell foglalni. A szerződéskötés során tudjuk azt is elmagyarázni, hogy mik számunkra a fontos szempontok, mik az igényeink. Hiszen van amelyik vállalkozásnál gyakran kell nagyon gyorsan döntést hozni, igénylést beadni, így számukra az elérhetőség és a gyorsaság kulcskérdések. Míg mások egy-egy összetettebb ügylettel kapcsolatban szeretnének tanácsot kapni, és ehhez keresnek szakmailag kompetens szolgáltatót. Célszerű az igényeinknek megfelelően olyan könyvelőirodát választani, amelyik komplexen tud foglalkozni cégünkkel, és nem csak könyvel, de a bérszámfejtést is elvégzi és az adózási kérdésekkel is fordulhatunk hozzá.

Az új könyvelő meghatalmazása

Ahhoz, hogy szabályosan tudja ellátni a vállalt feladatokat, a könyvelőnket meg kell bíznunk az adóhatóság előtti ügyekben (eEGYKE meghatalmazás), és létre kell hoznunk egy ügykezelői hozzáférést számára a cégkapunkhoz. (Ez szükséges a beszámoló benyújtásához.) Természetesen a jó könyvelő ezekben is segítségünkre van.

Élvezni az egyszerű könyvelőváltási folyamat megvalósulását

Szerencsés esetben a régi könyvelőnkkel megmarad a jó viszony, hiszen lehet például olyan is, hogy a könyvelőváltás az ő nyugdíjba vonulása miatt szükséges.

De ha azért váltunk, mert nem vagyunk elégedettek, akkor is érdemes megtartani a normális üzleti kapcsolatot, és békésen elválni egymástól.

Ezzel sokat segíthetünk a könyvelőváltás folyamatán is, hiszen, ha megmarad a kommunikáció, akkor megbízásunk alapján az új könyvelő le tudja menedzselni a teljes átadás-átvételi folyamatot.

Ma már ritkán van szükség a papír alapú dokumentumok átadására, az állományokat pedig közvetlenül tudja könyvelőnk bekérni a régi szolgáltatótól. Így nincs szükség arra, hogy folyton a régi könyvelőhöz futkosson, egy-egy újabb adag bizonylatért, dokumentumért.

Természetesen a szerződés lezárásaként a felmondási idő leteltét követően a régi könyvelőtől át kell venni a nála lévő dokumentumokat. Ezeket átadás-átvételi jegyzőkönyv felvételével kell tőle elhozni, és ha lezárt komplex év, akkor többnyire mehet is az irattárba.

Irodánk a szükséges bérszámfejtési és a könyvelési dokumentumok listájának az átadásával is segíti az ügyfeleket, amennyiben maguk szeretnék az átadás-átvétel teljes folyamatát lebonyolítani.

KÉRDÉSE VAN? KÖNYVELŐT VÁLTANA?

Vegye fel velünk a kapcsolatot!

Ajánlatkérés ITT!