Munkaruha számviteli elszámolása és adózása
Mikor lehet adómentes munkaruha juttatás?
Adómentes juttatásnak minősül a munkáltató által a munkavállaló magánszemélynek adott munkaruházati termék.
Munkaruházati terméknek az alábbiak minősülnek:
a) A törvényben vagy törvényi felhatalmazás alapján kiadott jogszabályban előírt módon és feltételekkel rendszeresített egyenruha, formaruha, védőruha, munkaruha, valamint tartozékai;
b) az olyan öltözet és tartozékai, amelyet a munkavállaló egészségének védelme, a munkakörén, feladatainak ellátásán kívül hordott ruházatának megóvása céljából az adott munkakörben, a feladat ellátása közben visel, feltéve, hogy a körülményekből megállapíthatóan a munkaruházati termék használata nélkül a munkavállaló egészsége veszélyeztetett, illetőleg a ruházat nagymértékű szennyeződése, gyors elhasználódása következik be;
c) az egyenruha, a formaruha, a védőruha és a munkaruha, valamint tartozékai
ca) a közúti közlekedés területén az utasokkal, ügyfelekkel közvetlen kapcsolatot tartó munkakörben, a műszaki, fizikai és közvetlen termelésirányítói munkakörökben,
cb) a vízi közlekedés területén az utasokkal, ügyfelekkel közvetlen kapcsolatot tartó munkakörökben, a műszaki, nautikai, fizikai és közvetlen termelésirányítói munkakörökben, a hajózási vállalat vezetésében a forgalmi, kereskedelmi és a közönség-kapcsolattartók, illetve a hajózást képviselők munkaköreiben,
cc) a légi közlekedés területén az utasokkal, ügyfelekkel kapcsolattartó munkakörökben, műszaki, fizikai és közvetlen termelésirányítói munkakörökben, a légiforgalmi irányítás munkaköreiben,
cd) a posta és távközlés területén az ügyfelekkel, illetve szolgáltatást igénybe vevőkkel közvetlen kapcsolatban lévők munkaköreiben, a műszaki, fizikai és közvetlen termelésirányítói munkakörökben,
ce) a vízügy területén a gát- és csatornaőri munkakörökben, valamint a műszaki, fizikai és közvetlen termelésirányítói munkakörökben;
d) a kifejezetten jelmezszerű öltözet (így különösen: a kosztümös színielőadások jelmezei), a szolgáltatási tevékenységet végzők (portás, pincér, sportjátékvezető, kegyeleti szolgáltatást végző stb.) megkülönböztető jellegű ruházata és tartozékai, amely az adott munkaköri feladat ellátásán kívüli viseletre alkalmatlan.
A munkaruha-juttatás adómentességéhez jellemzően két feltétel kapcsolódik:
- a dolgozó olyan munkakörben dolgozzon, ahol munkaruha használata nélkül a munkavállaló egészsége veszélyeztetett, illetőleg a ruházat nagymértékű szennyeződése, gyors elhasználódása következne be;
- az adott munkaruha olyan legyen, amely az adott munkakörben viselve a dolgozó egészségének védelmét, ruházatának megóvását szolgálja.
Amennyiben a vásárolt munkaruhák megfelelnek a törvényi feltételeknek, akkor adómentes juttatásként elszámolhatóak.
Fontos kiemelni, hogy a munkavállaló egészségének védelmében biztosított munkaruházati termék esetén a vállalkozásnak kell igazolnia, hogy a munkavállaló munkavégzési körülményei, munkaköre, megköveteli, annak biztosítását, a munkáltató, a munkavégzés közbeni viselését előírja a munkavállaló számára, ezért ezt javasolt szabályzatban rögzíteni.
Figyelem! Abban az esetben, ha a magánszemély eredetileg utcai viselés céljára szolgáló ruházatán (pl. póló) látható módon eltávolíthatatlanul feltüntetésre kerül bármely cégjelzés (pl. logó), önmagában nem valósul meg az adómentesség törvényi feltétele, ha az említett ruházat az adott munkaköri feladat ellátásán kívüli viselésre is alkalmas.
Ugyancsak nem beszélhetünk adómentes munkaruha juttatásról, amikor a munkaruhának nem tekinthető ruházat (pl. blúz, póló, kosztüm, öltöny) viselését a munkáltató követeli meg és biztosítja. A munkáltató által megszabott viselet miatt azonban nem keletkezik bevétel a munkavégzéssel kapcsolatosan a munkavégzés feltételeként biztosított dologgal összefüggésben, akkor sem, ha az személyes szükséglet kielégítésére is alkalmas, illetve, ha a tevékenység hatókörében történő használat, hasznosítás során nem zárható ki a magáncélú használat, hasznosítás.
Fontos megjegyezni, hogy ezek a szabályok akkor alkalmazhatóak, ha a munkavállaló használatba kapja az általa kötelezően viselendő ruházatot, és a munkáltató gyakorlata alapján is egyértelmű, hogy azon nem keletkezik tulajdonjoga, ezért ez célszerű szabályzatban rögzíteni.
Elszámolás:
Attól függően, hogy az adott munkaruha éven belül vagy éven túl szolgálja a vállalkozás tevékenységét, a következőképp kerülhet elszámolásra:
- Éven belüli: A termék megvásárlásakor készletre kell venni a nettó értékét, majd a dolgozónak történő kiosztáskor anyagköltségként kerül elszámolásra. Áfa levonási jog érvényesíthető az általános szabályoknak megfelelően (vagyis az Áfa olyan mértékben vonható le, amilyen mértékben az adóköteles tevékenységet szolgálja.
- Éven túli: A termék megvásárlásakor a nettó értékét tárgyi eszközként kell aktiválni, vagyis a vállalkozás befektetett eszközei között mutatjuk ki, értékcsökkenésként (kis értékű tárgyi eszköz esetén egyösszegű értékcsökkenésként) számoljuk el a cég költségei között. Áfa levonási jog érvényesíthető az általános szabályoknak megfelelően.
A munkáltatók ezen munkaruhák juttatását általában kihordási időhöz kötik, hiszen ennek biztosítása folyamatos kell, hogy legyen. (Például a munkáltató által megszabott egyenruha, munkakörhöz előírt védőruha idővel viseltessé válik, elhasználódik, így annak pótlásáról gondoskodnia szükséges.) A munkáltató döntése, hogy a kihordási idő alatt megszűnő munkaviszony esetén a munkaruhát visszaköveteli-e a munkavállalótól vagy sem, hiszen adójogilag ez már nem függ össze a munkaruha juttatásával.
Viszont, ha a kollektív szerződés, munkaszerződés vagy belső szabályzat alapján a munkáltató megköveteli annak leadását vagy a kihordási idő hátralévő részével arányos beszerzési árnak megfelelő összeg megtérítését a dolgozó kilépése esetén, és ettől a munkáltató mégis eltekint, akkor az a munkavállalónak bérként számfejtendő jövedelme lesz.
Mikor adóköteles a munkaruha juttatás?
Abban az esetben adóköteles a munkaruha, ha a Társaság a munkavállaló részére olyan munkaruhát biztosít, mely munkaruha nem felel meg az adómentes juttatásnak. Az adóköteles munkaruha kétféle jogcímen adóztatható.
- Egyes meghatározott juttatásként kell a cégnek a vásárolt munkaruhát elszámolnia, valamint a kapcsolódó adókat megfizetnie, ha a munkaruhát valamennyi munkavállaló részére azonos feltételekkel és módon ingyenesen vagy kedvezményesen biztosítják vagy, ha valamennyi munkavállaló által megismerhető belső szabályzat alapján több munkavállaló részére azonos feltételekkel és módon ingyenesen vagy kedvezményesen biztosítják, feltéve, hogy a juttatásra jogosultak körét a belső szabályzat nem egyénileg, hanem a munkakör, a beosztás, a munkaviszonyban eltöltött idő, az életkor vagy más – munkaköri feladattal kapcsolatos teljesítménytől nem függő – közös ismérv alapján határozza meg.
- Bérként adózó jövedelemnek minősül a munkavállaló számára, amennyiben nem felel meg az egyes meghatározott juttatás feltételeinek. A cég döntése alapján nettó vagy bruttó módon történhet a bérszámfejtés.
Mindkét esetben a bruttó értéket a személyi jellegű ráfordítások között kell kimutatni és ÁFA levonási jog nem érvényesíthető.