Könyvelési dokumentumok – ki a felelős az őrzésükért

A gyakorlatban a számlák a cég könyvelését végző könyvelőhöz kerülnek, de a számlák megőrzése a gazdálkodó szervezet kötelessége, vagyis a hatóság az adott cégen kérheti számon azok meglétét.
[divider height=20]

Meddig kell megőrizni a könyvelési dokumentumokat?

A számviteli törvény (2000. évi C. törvény) szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetve alátámasztó számviteli bizonylatot legalább 8 évig kell megőrizni olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon.
[divider height=20]

Elektronikus szolgáltatást nyújtok.
Nekem mennyi ideig kell megőrizni a bizonylatokat?

A távolról is nyújtható szolgáltatások bizonylataival kapcsolatban 10 év a megőrzési idő.
Egyéb bizonylatok, iratok megőrzése az adókötelezettség megállapítására nyitva álló 5 éves elévülési idő alatt szükséges.
[divider height=20]

Mi lesz a könyvelési dokumentumaimmal, ha:

Változik a cégforma?
Röviden: Az új cégforma köteles tárolni az előző gazdasági forma bizonylatait, könyvelését!

Tehát a cég költözhet, megváltozhat a központja, vagy könyvelőt válthat. A számlák megőrzése a gazdálkodó szervezet kötelessége, vagyis a hatóság az adott cégen kérheti számon azok meglétét.

A törvény hangsúlyozza, hogy a megőrzési időn belüli szervezeti változás nem hatálytalanítja a megőrzési kötelezettséget.

Elvesznek, megsemmisülnek
A megsemmisült, elveszett, vagy megrongálódott dokumentumok esetén a szervezet feladata a bizonylatok – lehetőség szerinti – helyreállítása és pótlása.

Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény értelmében, ha a könyvviteli iratok elvesztek, megsemmisültek, akkor ennek tényét (mivel az adózó nem a bejelentett helyen őrzi a bizonylatokat, azok nem lelhetők fel) az adóhatósághoz be kell jelenteni. Ilyen esetben a bizonylatok elvesztésének, megrongálódásának, megsemmisülésének tényéről jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza azokat a körülményeket, amelyek a bizonylatok elvesztéséhez vezettek.

Könyvelőt váltok?
A Polgári Törvénykönyv szerint a könyvelővel kötött megbízási szerződés megszűnésekor a megbízott köteles a megbízónak mindazt kiadni, amihez a megbízás teljesítésekor vagy eljárása eredményeként jutott. Amennyiben tehát a gazdasági társaság a jövőre nézve más könyvelőt bíz meg, a korábbi könyvelővel el kell számolnia. Ennek során ügyelni kell az iratok átvételére, további őrzésére is.

Bár a gazdálkodó szervezet kötelezettsége gondoskodni a számviteli bizonylatok megőrzéséről, de ez természetesen nem zárja ki, hogy abban az esetben, ha cégünk könyvelője ezzel kapcsolatosan kötelezettségeket vállaljon magára, és azok betartásáért számon kérhető legyen.

dr. Gombolai Éva