Bevezetés az online számlázás világába
Gyakorlati szemmel az online számla adatszolgáltatásról
Először is szeretnénk tisztázni egy nagyon gyakori félreértést: az online számlázás nem kötelező!
Ha valaki ragaszkodik a régi, jól bevált számlatömbjéhez, és ahhoz, hogy a helyszínen a vevő kezébe adja a tömbből kitépett számlát a pénz ellenében, nincs akadálya, ezt semmilyen szabály nem tiltja.
Igaz túl sok értelme nincs. Hiszen ezt követően – áfa összegtől függően – másnap estig, vagy legkésőbb 4 napon belül a már kézzel megírt adatokat fel kell vinnie egy online felületen keresztül. Vagyis így kétszer dolgozik, aki hagyományos papír alapú számlát használ, ráadásul több, mint kétszer annyi idejébe és bosszúságába kerül.
Tehát nem maga a számlázás, ami kötelezően online, hanem a szinte teljeskörű adatszolgáltatás a kibocsátott (és befogadott) számlákról.
Nézzük a részleteket, kiket is érint a kötelezettség?
2020. július 1-től minden olyan belföldi adóalanyok közötti ügyletről kiállított számla adatairól adatot kell szolgáltatni, amelynek az Áfa tv. előírásai szerint a teljesítési helye belföld.
Magyarul a 2018. július 1-től érvényben lévő 100.000 forintos áfa-értékhatár az, ami megszűnik.
2021. január 1-től tovább bővül majd az adatszolgálatásra kötelezettek köre, és az adatszolgáltatás tartalma – gyakorlatilag teljes körűvé válik (bekerülnek a magánszemély vevők, vagy a külföldi vállalkozások részére kibocsátott számlák is).
Mit jelent ez? Akkor is jelenteni kell, ha áfa-mentes a számla?
Igen, mind az alanyi mentesség jogcímén, mind a tevékenység jellegére tekintettel áfa mentességet élvezőkre vonatkozik az adatszolgáltatási kötelezettség.
A KATÁ-s vállalkozókra is vonatkozik?
Igen, minden egyéni és társas vállalkozásra, függetlenül az adózási módtól, vagy épp attól, hogy valaki munka mellett „másodállásban” vállalkozik.
De a vállalkozásokon kívül mindazon szervezeteknek (pl. alapítvány, egyesület) és magánszemélyeknek (pl. ingatlan bérbeadók) is kötelező a NAV online számla regisztráció, akik adószámmal rendelkeznek, és a fentiek szerint adatszolgáltatásra kötelezettek.
A számlatömböt használóknak is azonnal kell a számlát jelenteniük?
Az 500.000 forint áfa tartalmat elérő számlák esetén legkésőbb a számla kibocsátását követő napon el kell végezni az adatszolgáltatást az online felületen. A többi számla esetén erre 4 napunk van.
Milyen adatokról kell adatot szolgáltatni?
A számla Áfa tv. szerinti kötelező adatairól kell adatot szolgáltatni, ehhez az adóalany vevők esetén a nevén és címén kívül 2020. július 1-től az adószámát is el kell kérni.
Mi történik, ha valaki nem szolgáltat adatot, vagy elmulasztja a regisztrációt?
Amennyiben egy adószámmal rendelkező személy nem teljesíti a kötelező adatszolgáltatást a kibocsátott számlákról, akkor
- cégek esetén 500.000 Ft bírságra számíthat SZÁMLÁNKÉNT!
- egyéb kötelezettek 200.000 Ft-ra bírságolhatók számlánként, ha az adatszolgáltatást nem teljesítik, vagy az hiányos, vagy hibás.
Fontos kiemelni, hogy nem a számla kiállítás hibájáról beszélünk, hanem magáról az adatszolgáltatásról. A kezdeti időben – az első három hónapra – türelmi időt nyújt az adóhivatal. Ebben az időszakban van lehetőségük beletanulni a vállalkozásoknak az adatszolgáltatásba, mert amennyiben a regisztrációjukat határidőben teljesítették (!), abban az esetben az adatszolgáltatás hibái, hiányosságai miatt szeptember végéig nem büntet a NAV.
TEHÁT A LEGFONTOSABB TEENDŐ MOST MINDEN ÉRINTETTNEK A NAV ONLINE SZÁMLA RENDSZERBEN VALÓ REGISZTRÁCIÓ ELVÉGZÉSE JÚNIUS 30-IG!
Ezt az alábbi linken az adóazonosító száma, és ügyfélkapus hozzáférése segítségével néhány perc alatt megteheti: https://onlineszamla.nav.gov.hu/regisztracio/start
Milyen számlázó programot használhatok, meddig kell azt beszerezni?
Bármilyen online számlázó program használható, amely alkalmas az automatikus adattovábbításra. A piacon van több olyan online számlázót kínáló vállalkozás, amelynek programjai megfelelnek az előírásoknak, és akik kínálnak ingyenes csomagokat is bizonyos keretek, feltételek mellett. (Pl. Számlázz.hu, Billzone.eu, Billingo.hu, Bizxpert.hu) Ezek a cégek többnyire különböző kényelmi szolgáltatásokat tartalmazó csomagtípusokat is kínálnak az ingyenes termék mellett. Érdemes 1-2 órát rászánni, és megnézni a kínálatot.
Ugyanakkor már elérhető a NAV online számlázó programja is (https://szamlazo.nav.gov.hu/), amely amellett, hogy természetesen ingyenes, rengeteg kényelmi funkcióval segíti az adózókat:
- e-számlát bocsáthatunk ki (nem szükséges kinyomtatni)
- az e-számlákat a NAV rendszere biztonságon, felhő alapú rendszerben tárolja, egészen a kötelező megőrzési idő végéig (a piaci alapú programok az e-számla kibocsátásáért/megőrzéséért díjat szoktak felszámítani)
- a bevitel során ellenőrzi az adószám érvényességét
- partner- és terméklisták hozhatók létre
- MOBILAPP is elérhető, így bárhol lehet vele számlázni (iOS és Android rendszerre is)
Ha egy kisvállalkozás az online számlázó program használata mellett dönt, a számlázása gyorsabb, egyszerűbb, megbízhatóbb és jó eséllyel olcsóbb is lesz.
A programban történő regisztrációt követően két fontos lépés van, amelyek miatt mindenképpen érdemes szakember (könyvelő, adótanácsadó) segítségét kérni:
- be kell jelenteni a számlázó program használatát a SZAMLAZO nevű nyomtatványon https://www.nav.gov.hu/nav/letoltesek/nyomtatvanykitolto_programok/nyomtatvanykitolto_programok_nav/adatbejelentok_adatmodositok/SZAMLAZO.html
- össze kell kötni a számlázó programunkat a NAV online számla rendszerével, ahhoz, hogy az adatszolgáltatás automatikusan megtörténjen a rendszerből.
A számlázásra vonatkozó további fontos változás 2020. július 1-től, hogy a számlát az értékesítés teljesítését követően legkésőbb 8 naptári napon belül kötelező kiállítani (az eddigi 15 nap helyett).
Érdemes erre odafigyelni, mert a könyvelőirodai tapasztalat azt mutatja, hogy a számla kibocsátása gyakran késik különböző okokból.
Az online adatszolgáltatás miatt azonban a szabály be nem tartása könnyen kiderül, és ez szintén akár 500.000 forintos büntetést is vonhat maga után.
Itt szeretnénk felhívni a figyelmet két további gyakori hibára.
A KATA adózók a számlájukon kötelesek feltüntetni a „Kisadózó” szót, amely alapján a számlát befogadó partner is megfelelően teljesíteni tudja a kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettségét.
A pénzforgalmi áfa elszámolási szabályait választó vállalkozások az érintett időszakban kibocsátott számláikon szintén kötelesek ezen választásukat jelölni.
Az online számlázó programok azonban általában ezeknek a hibáknak a megelőzésében is támogatnak minket, hiszen csak egyszer kell beállítanunk ezeket a jellemzőket, és a továbbiakban a program ennek megfelelően fogja kiállítani a számláinkat.
A becsületes vállalkozóknak nincs mitől félniük! Az online számlázás és adatszolgáltatás révén akár időt és pénzt takaríthat meg a cég – ráadásul a verseny tisztulását, a piac fehéredését segíti a rendszer, így végre a tiszta lappal játszók is labdába rúghatnak a feketézők ellen vívott háborúban.
